ビジネス用語：報告･連絡･相談･報連相の定義

業務・作業に関する報告

上司・先輩から指示された業務・作業の報告においては、大きく３つの種類が挙げられます。

1. 着手前の報告：方向性・進め方の認識合わせ：「このような方向性で進めたいのですが…」
2. 進捗報告：作業の途中経過・成果物の進捗度合い：「ここまで作業したのですが…」「まもなく完成するのですが…」
3. 完了報告：作業完了・成果物の提出：「作業完了しました。ご確認ください。」

作業のやり直し・納期遅れなどを防ぐために、着手前の報告・進捗確認の報告が重要とされる。作業を指示する立場である上司先輩は、着手前の報告・進捗報告について、日程やタイミングを予め指示しておく必要があるのではないかと考えられている。

優先度が高い報告

日常業務において、優先度が高い報告は、大きく４つの種類が挙げられる。

1. 事故や災害といった緊急事態、クレーム・不具合・トラブルといった業務上大きな悪影響が見込まれるものに関する第一報：全体像だけ短時間で報告し、まずは被害拡大防止に努める
2. 外部からの要求・要望・依頼事項：あらゆる利害関係者からの要求や要望は重要度が高い場合が多い。放置するとクレームやトラブルに発展する場合がある。一例として、製品品質に関する要求、製造工程の監査依頼、公官庁・自治体・地域住民などからの要求などが挙げられる。
3. 業界情報や顧客情報：同業他社の新商品や新素材といった自社市場に影響が考えられるもの、法令違反・不渡りといった顧客や協力会社の信用トラブルなどが挙げられる。
4. 業務上の不具合・納期遅れ：不具合や仕事の遅れにより、自身だけでなく他メンバーの作業待ち時間が発生する、納品先・顧客の利益損失につながる場合がある。最悪の場合は、信用問題・損害賠償につながることも考えられる。「今、作業が滞っておりまして…」「このままだと遅れる可能性があるのですが…」など、早めに相談しておけば、納期遅れを防げる内容である場合が多い。報告の際には、なぜ遅れたのかという根拠、解決するための代案が最低限求められる。

配属先や業務環境によって優先度が異なるため、上司・先輩に確認しておくことが必須と言える。

不明点を明らかにしたい場合

不明点や確認したい点を明らかにしたいなど、業務を進めるために必要な情報を得ることを指します。

限られた業務時間で成果を出すためには、5W2Hでこまごま聞かないという点がポイントです。

「この業務の目的・背景は何か」「納期・成果物などのアウトプットイメージはどのようなものか」「ここだけは大事にしてほしい・はずせないポイントは何か」といった最低限の情報を基に、自分で考えたうえで、「私はこのように考えるのですが」と上司と認識合わせしてほしいものです。

アドバイスが欲しい場合

方向性や進め方などが判断できない・作業が行き詰った際など、自分の考え・力だけでは解決できない場合に、上司・先輩などにアドバイスを求めることを指します。

上司・先輩においては、話を引き出す・内容を整理する・優先順を判断するなど、ロジカルシンキング・課題解決スキル・コーチングスキルなど幅広い技術が求められます。

判断・決断して欲しい場合

自分では判断することができないことがあり、業務上の決断・判断を上司や先輩に委ねるものである。

具体的には、判断する権限がないもの、自分で判断をする力が不足しているものに対して、判断をお願いすることを指します。

提案・進言したい場合

業務改善やQC活動などを通じて、業務をより良くする取り組み・実現したいことなどを、提案・進言する場合を指します。

提案・進言が数多く上がってくる組織こそ、業務成果が発揮されやすい組織とも言えます。

協力や支援を求める場合

業務遂行にあたり、協力を求める・支援を求める・応援や紹介を求めること場合です。

仕事を推し進めるに当たり、能力が不足している・技術が不足している・時間が不足しているなどの事情により、上司・先輩・チームの力を必要とする場合もあるでしょう。その際は、相談によって協力や支援を求めることが当然発生します。ギリギリの相談ではなく、リスクが予測された時点で、アドバイスを求めることで減らすことができる内容とも言えます。

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