お客様よりご相談いただき、「相談する技術」をここでお伝えします。
後日、メルマガ・動画で詳細版をまとめます。
相談がうまく機能しないとき
上司・先輩、あるいは中堅社員・マネジメントの立場で、部下の相談に対応することがあるはずです。しかしながら、相談内容がわからない、どうしてほしいのか理解できない、聞き取りに10～15分使わざるを得ないなど、悩みが絶えないポイントです。
- 目的・背景・前提条件などが不明確、主語がなく内容が見えないなど、上司・部下と共通認識が取れていない
- 一度に複数の内容を相談してしまい、どちらの内容を話しているのか認識が合わずに、お互い混乱してしまう
- 相談内容を整理しないまま相談しており、何を相談したいのか、相談を終えた際にどうなっていたいのか、不明確な状態である
これらは、あくまでも一例です。
ご自身の日常業務、あるいはこれまでの過去、プライベートはいかがでしょうか。
もし思い当たる点があれば、以降の解決策を基に「相談」を機能させていきましょう。
相談の定義
そもそも、相談とは何でしょうか？どのような時に行うものでしょうか？
辞書では「どうするかを決めるために話し合うこと」「他人の意見を聞いたりすること」といったことが中心に書かれていますが、個人的には納得感に欠ける印象です。
私は、このように定義しています。
一人で解決できる場合は相談不要である。上司が部下・後輩の、業務や作業上の諸問題を解決する・障害を取り除く時間が相談である。という言い方もできます。業務を円滑に進めるために、欠かせないものだということが、この定義で明確化できると考えます。
では、具体的に相談を機能させるポイントがどのようなものかを、以下に記載します。
相談する技術
Point１：相談の目的を明らかにする
どの種類の相談をしたいのか自身が理解できていない場合が多々あります。そもそも、自身が相談する目的を理解していなければ、上司・先輩に伝えることは難しいでしょう。
一般的に、相談は５つに分類されると考えます。自身が相談する内容が、どれに当たるのかを明確にしておきましょう。
- 不明点や確認したい点があり、明らかにしたい場合
- 方向性・進め方などに迷いがあり、アドバイスが欲しい場合
- 自分では判断することができないことがあり、判断・決断を仰ぐ場合
- 業務をより良くする取り組みなどを、提案・進言する場合
- 自身が取り組むことに関して、協力や支援を求める場合
Point２：相談内容を整理する
話す内容を整理することなく、思いついた順番で話している場面を良く見かけます。整理されていないために、必要な情報が語られない、不必要な情報が語られることで、上司・先輩の理解を妨げているように見受けられます。上司先輩を混乱させず、スムーズに伝わるように、予め話の内容を整理しておきましょう。
- 現状：どんな状況なのか。何に困っているのか。
- 解決の状態：その状況が解決した状態・理想の状態は、どのようなものか。
- 最終的に（アドバイス・協力など）どうしてほしいのか。
Point３：『目的・現状・解決した状態・目的』の順に伝える
目的・どうしてほしいのかを明確にして話に入り、目的・どうしてほしいのかを明確にして話を終えることで、お互いの認識がずれにくくなります。また、現状を話した後で、解決の状態を伝えることで、上司・先輩は『ビフォー・アフター』がイメージしやすくなります。
話が伝わらない方は、話を整理せずに『ぶっつけ本番』で話す場合がほとんどです。短い限られた時間を使い、整理・準備したうえで、相談することを大切にしましょう。
- 目的：Ｂ社提案資料に関して、アドバイスをいただきいたいです
- 現状：進捗８割程度なのですが、Ｂ社判断基準の『費用対効果』の納得度が低く見えてしまい悩んでいます
- 解決の状態：明後日までに、Ｂ社から見て納得感ある『費用対効果』ページが作れたらプレゼンもうまくいきそうです
- Ｂ社を長く経験したＡさんから、提案資料『費用対効果』ページをアドバイスいただきたいです。
参考情報
報告・連絡・相談
部下に報告を促す、上司としての関わり方 3 選
部下の相談を機能させる関わり方３選
業務が円滑に捗る仕事の任せ方３選
まとめ
これらは、あくまでも一例です。
相手に伝わりやすいように相談する、短い時間で共通認識を取るには、正解・不正解はありません。ビジネス成果を高めるために、自身が仕事を円滑に進めるために、工夫し続けていただけたら嬉しいです。
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