7/15のメルマガでは、誤解なくPDCAをフル活用する「朝と夜のG-PDCAルーティーン」をお伝えしました。
本コラムでは、要約版を記載致します。
さて、昨年度より「朝の計画、日々の振り返り」を工夫することで、業務成果が高まったことを実感しています。
本日は、そのポイントをお伝えします。
ビジネスにおいて「PDCAを回せ」という言葉が叫ばれるものの、うまく機能しない・効果を得ないという声が多々聞かれます。
そもそものPDCAの基礎・何故PDCAが機能しないのか、これらの点から触れておきましょう。
PDCAの基礎知識
PDCAとは
PDCA（Plan・Do・Check・Action）は、自動車業界・家電製品の業界など、製造業を中心に定着したフレームワークです。日々同じ工程を長期的に繰り返す業界において、品質向上・コスト削減・工程短縮などを狙い「計画～実行～検証～改善」に取り組むことで、一定の効果を得てきました。一方で、計画に時間を割く面があり、短期的な取り組み・突発事項には不向きとも言えます。
また、目的・目標と計画・行動がズレがちなことから、目標・ゴール（Goal）に向けてPDCAすることを意図して「G-PDCA」と扱われることが一般的になりました。
PDCAの機能不全
PDCAは、日々着実に実行されることで効果を発揮する一方、P計画しっぱなし・D行動しっぱなし…で放置されることが多く、多くの企業・部門で機能不全になっていることが、残念ながら現実です。
やりっぱなしで放置されないよう、「C検証・振り返り」「A改善・再計画」をスケジューリングする・習慣化することが欠かせません。
日常業務・個人の目標達成においても、日々の振り返りこそ「業務成果に直結するカギだ」と言われるほどのポイントと言えます。
３．私が取り組んだG-PDCAの習慣化
私自身が、昨年度より取り組んだことは、中長期的・短期的ゴールに向けて「翌日の日記を、完了形で書く」ということです。
など、翌日すべきことを、日記へ記録するということでした。
すると、前日書き記した内容が、考えずともその通りに終わることが続いたのです。
成果の要因を一言でまとめると「明日の取り組みを、脳内で疑似体験している」のではないかと想像します。
その後、この手法について試行錯誤を繰り返し、進化させて日々取り組んでいるルーティーンをご紹介します。
Step１：就寝前の計画
❶寝る前の30～60分前、睡眠前の記憶に直結する時間帯にこれらの作業を行う。
❷長期目標（３年・１年）・短期目標（３ヵ月・１ヵ月）の進捗を確認する。
❸明日のタスクを洗い出し、どのようなタスクがあるか、どのような手順で進めたら終わるのかを声に出しながら紙に書き出す（１回目の疑似体験）
Step２：就寝中の脳内整理
❶就寝中に、脳内で就寝前の情報が整理される。（２度目の疑似体験）
Step３：起床後の再計画
❶起床後、長期目標（３年・１年）・短期目標（３ヵ月・１ヵ月）を読み上げる。
❷昨夜整理したタスクを基に、内容の確認・追加・見直しなどを行う。
❸実行する順番・時間などを決定する（３回目の疑似体験）
このような、シンプルな手順です。
日々の振り返りにおいても、脳はこれらの「疑似体験」を基にして、情報を整理しているようです。就寝中の潜在意識内で情報整理と翌日に必要な情報検索を繰り返しながら、翌日の行動が生まれるのではなかろうか…と感じています。
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