7/7のメルマガでは、「部下が報告に来ないと悩む方の、上司としての関わり方 3 選」をお伝えしました。
本コラムでは、要約版を記載致します。
報告に来ない…の裏にある背景
報告に来ないということは、何を報告すればいいかわからない・どのタイミングで報告が必要かわからない・報告の優先順位が分からないなど、理解不足や不明点があることが想像されます。見方を変えると、上司と部下の認識にずれがあるとも言えそうです。
どの内容について、報告が必要か明示していない。
どのタイミングで報告が必要なのか、指示していない。
という見方ができるかもしれません。
デキル上司は、報告が必須な内容は明確して意識合わせしていますし、報告のタイミングも明確に指示しています。
私自身も、これらを取り入れてから仕事が捗りました。これらの具体的なポイントをお伝えします。
報告を促す、上司としての関わり方 3 選
作業依頼時に報告を指示する
どのタイミングで報告が必要か、作業依頼時に明示している上司は少ないかもしれません。これができると、お互い仕事をスムーズに進めやすくなります。
例①︰案や進める方向性が見えたら、報告の上認識合わせしよう
例②︰進捗５割の状況で、3人でMTGしよう
中間報告のタイミングを明示する
作業着手前・着手後の認識合わせ、中間報告・完了間近の報告など、完了前の報告タイミングを予め明示しておくことができると、仕事をスムーズに進めやすくなります。
例①︰進捗0%・進捗20%：着手前の案や方向性、着手後の軌道修正が目的
例②︰進捗50%・進捗80%：中間報告、完了前報告でのブラッシュアップが目的
重要度が高い報告を明示する
「他の作業を止めてでも報告すべきこと」を明示しておく。文書化・ルール化している内容に漏れがありがちで、見直しが必要な場合が多い。
例①︰事故・災害・クレーム・トラブル・不具合・納期遅れ
例②︰社外からの外部要求、業界情報・顧客動向（不渡りや損失）
補足！部下と同意を得る！
これらのルールや指示を、一方的に行うだけでは効果がない。
可能か否か同意を得る、不可能であればどのような手段が考えられるのか聞き取ったうえで、最終的な同意を得るところまでが上司の関りと言える。
これらは、あくまでも一例です。
相手が大切にしている考え方・価値観・判断基準によっても、声掛けやフォローの仕方が変わります。また、正解・不正解はありませんので、常に工夫し続けることが欠かせません。これらの工夫が、部下・メンバーのモチベーション向上・行動促進につながり、結果的に業務成果・納期・質や精度に好影響が生まれやすくなります。
参考情報
報告･連絡･相談･報連相
部下の相談を機能させる関わり方３選
業務が円滑に捗る仕事の任せ方３選
部下・メンバーの観察が必須
最後に、部下・メンバーがどのような仕事の進め方をするのか、どのような判断基準や手順で仕事をしているか、常に観察することが必要だということです。それがなければ、これらの工夫が全くできません。
スピード感を重視し、自己解釈で推し進めるのか？
計画や準備を丁寧に行い、納期ぎりぎりまで求める基準以上の精度で進めるのか？
納期ぎりぎりまで着手せず、納期直前にざっくりやっつけるのか？
手順や進め方に悩み、声を掛けることができずにモヤモヤして進めるのか？
メンバーを観察し、
どのような仕事ぶりをしているのか？何を基準に判断しているのか？
そういったところを押さえておく必要があります。
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