仕事のコツ：タスク整理とメンタル整理

2024年がスタートして、まもなく3週間が経とうとしています。年初に決めた目標・行動に対して、進捗状況はいかがでしょうか？
目標を決める、タスクを洗い出すなど、「紙に書き出す」機会は沢山ありますが、どのように書くかということを学習したことがある人は僅かかもしれません。

今回は、白紙を使ってタスク整理・メンタル整理するポイントをお伝えします。

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影響しあうタスク整理とメンタル整理

ビジネスやプライベートで充実した成果を生むためには、やるべきことを整理し、クリアなマインドを保つことが欠かせません。白紙に書き出して、やるべきことを整理すること。僅かこれだけのことを習慣化することで、プロジェクトや課題の全体把握が容易になり、計画的な行動や成果創出が能となります。

また、タスク整理とメンタル整理は相互に影響し合います。やるべきことを整理し、優先順位をつけることで、仕事に対する不安やストレスが大きく軽減されます。クリアなマインドは、集中力・創造性・情報収集力が向上するだけでなく、周囲とのコミュニケーションを円滑にすると言われます。タスク整理とメンタル整理を組み合わせることで、ビジネス成果と充実したプライベートを両立させることができるでしょう。

タスク整理とメンタル整理の具体的な手法

まずは、Ａ４白紙を用意します。可能であればＡ３白紙を用意したいです。紙面が大きくなるほどに、発想する枠・前提が広がると言われています。あくまでも洗い出す・たくさん書き出す用紙ですので、丁寧に書く必要はありません。写真で記録する、大事な部分をノートにまとめるなど、その後どのように活用するかをイメージしておきましょう。

目的を明確にする

作業を進めると、書き出す内容が目的とかけ離れがちです。そもそもの目的を書いておくことで、目的からぶれにくく、軌道修正も容易です。

例）
１週間のスケジュールを立てる
タスクを洗い出して整理する
理想像やありたい姿を明確にする
　

書き出す切り口を明確にする

ゼロから書き出すことは何気に難しいものです。書き出す要素・領域・範囲といった切り口を書いておくと、素早くスタートすることができます。

例）
短期・中期・長期
個人・家庭・仕事
やるべきこと・やりたいこと
はじめること・やめること・変えること

作業時間を決める

時間を決めないと、だらだら作業してしまい、他の作業を足止めさせる要因となります。切りが悪いようであれば、再度取り組む時間を設けましょう。

例）
20分だけ作業する
12:00～12:30に作業する
金曜の20:00～20:30に作業する
　

私たちが抱える課題は多岐にわたります。最初に取り組むべきは「やるべきこの整理」です。白紙に書き出し、作業・計画・プロジェクトなどを整理することで、全体像が見やすくなります。全体像から逆算したスケジューリングすることで、計画的な行動が可能となる結果、ビジネス成果やプライベートの充実につながりやすくなります。

書き出した内容に、追記したくなることが多々あります。上から書き出すと、上に書き加えることができませんので、白紙の中心から放射状に書き出すことをオススメします。

つい、目先の短期的な内容ばかりを書いてしまいがちです。大切な内容である「ありたい姿」「長期目標」などから逆算してタスク整理しなければ、「ありたい姿」「長期目標」の達成は近づきません。常に長期から逆算することを大切にしましょう。

取り組んでほしいポイント

やりたいこと

やるべきことだけに縛られず、やりたいことも見据えましょう。仕事だけでなく、自己成長やリフレッシュの時間を確保することが重要です。これによって、仕事とプライベートのバランスを保ちながら、より充実した日々を過ごすことができます。

また、行きたい場所・会いたい人を書き出すこともオススメです。はじめて出会う体験は、人生をプラスに変える大きなきっかけになることがあるものです。人生をより良くする出会いを、自ら引き寄せましょう。

モヤモヤすること

ビジネスパーソンのメンタルヘルスは、とても重要です。モヤモヤした感情やストレスを吐き出し、感情をクリーニングすることを大切にしましょう。つい、解決策やアクションプランなど「すべきこと」を考えがちですが、まず自己ケアすることを最優先にしたいところです。

短時間でクリアなマインドを保つには「ぐるぐるワーク」が活用できます。YouTube上で数多く紹介されていますので、リンクよりご参照ください。

繰り返しになりますが、タスク整理とメンタル整理は相互に影響し合います。やるべきことだけに注力せず、モヤモヤすること（不安・不満・怒り・悲しみ・さみしさ・辛さ・痛み…など）について、定期的なクリーニングを習慣化しましょう。

まとめ

ビジネスの世界では、やるべきこと・やりたいこと・モヤモヤしていることが日常的に絡み合い、クリアにすることが解決の鍵と言えます。
一方で、白紙に書き出してクリアなマインドを保つことが大切だとわかっているものの、つい目の前の作業を優先して「大切なことは後回し」にしてしまいがちなものです…。

以前、イラク派遣部隊の初代の指揮官を務められた番匠幸一郎さんから、イラクから全員無事に帰ってこられた理由は「ＡＢＣ＋ＤＥ」だと伺いました。Ａ：当たり前のことを、Ｂ：馬鹿にしないで、Ｃ：ちゃんとやる。Ｄ：できるだけ、Ｅ：笑顔で。だと。
致知２月号京都大学理事野崎治子さんインタビュー記事より引用

結局のところ、成果の最短ルートなどあるわけもなく、小さなことの積み重ねこそが最短ルートでもあるということです。また、これまでと違う選択肢があれば、今までと異なる解決策・夢の実現方法などと出会う確率も高まります。選択肢・打ち手・解決策を増やして、これまでと異なる成果・結果を見つけるべく、この週末「白紙」と向き合ってみませんか？

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