7/28のメルマガでは、「部下の相談を機能させる上司としての関わり方 3 選！」をお伝えしました。
本コラムでは、要約版を記載致します。
相談がうまく機能していないとき
上司・先輩、あるいは中堅社員・マネジメントの立場では、チームが成果を出す関りが求められます。言い換えると、部下・メンバーが成果を出すための、環境整備や行動が求められるということです。その成果につながる１つのポイントが、報告・相談への対応方法とも言えます。
多くの企業に目を向けると、相談できない・どのように相談すればよいかわからないという部下・後輩の声を多々聞きますし、上司からも相談にのれない・適切に対応できないという声も多々聞きます。具体的に、うまく機能していないときはどのような時かをまとめてみましょう。
- どのような時に相談するのかといった、どのタイミングで相談するのか、上司・部下と共通認識が取れていない
- 部下が相談内容を整理できていない。何を相談したいのか、相談を終えた際にどうなっていたいのか、不明確な状態である
- 上司が一方的にアドバイスを行ってしまう。アドバイスを求めている時であればよいが、相談はアドバイス以外を求めていることもある。しっかり話を聞きとることが重要
- 最終的な決断を、合意なく進めてしまう。あるいは、上司が一方的に決断してしまう。部下・後輩に決断を委ねる、合意して進めるなど、納得感をもって行動を促すことも必要
- 物理的に対応する時間がない、チャットツールなどの文字コミュニケーションに対応できていない。そもそも、相談以前に、仕事の進め方の問題が隠れていそうな内容
これらは、あくまでも一例です。
ご自身の日常業務、あるいはこれまでの過去、プライベートはいかがでしょうか。
もし思い当たる点があれば、以降の解決策を基に「相談」を機能させていきましょう。
相談の定義
そもそも、相談とは何でしょうか？どのような時に行うものでしょうか？
辞書では「どうするかを決めるために話し合うこと」「他人の意見を聞いたりすること」といったことが中心に書かれていますが、個人的には納得感に欠ける印象です。
私は、このように定義しています。
一人で解決できる場合は相談不要である。上司が部下・後輩の、業務や作業上の諸問題を解決する・障害を取り除く時間が相談である。という言い方もできます。業務を円滑に進めるために、欠かせないものだということが、この定義で明確化できると考えます。
では、具体的に相談を機能させるポイントがどのようなものかを、以下に記載します。
相談をうまく機能させるポイント
Point１：相談の目的を明らかにする
一般的に、相談は５つに分類することができます。そもそも、どの種類の相談をしたいのか整理する。あるいは、部下・後輩に確認することが欠かせません。これができると、どのように時間を使うか、どのように関われば良いかが明確になります。
- 不明点や確認したい点があり、明らかにしたい場合
- 方向性・進め方などに迷いがあり、アドバイスが欲しい場合
- 自分では判断することができないことがあり、判断・決断を仰ぐ場合
- 業務をより良くする取り組みなどを、提案・進言する場合
- 自身が取り組むことに関して、協力や支援を求める場合
Point２：自分が話すことを抑え、相手を主語にして相手の考えを聞く
部下・後輩の考えを聞き取るということ。つい、上司としての考えや正論を伝えてしまいがちですが、上司の指示を遂行するだけなら、アルバイトで充分です。このような関りでは、部下・後輩は育ちませんので、考えさせる関りが大切です。どのように考えているのか、上司の話を聞いたうえで、どうしたいのかなど、部下・後輩に考える機会を設け、考えをしっかり聞き取りましょう。
- 一言で言うと、どんな状態？
- それで、何に困っているの？
- 〇〇さんは、どうしたいと考えているの？
Point３：最終的に、どうしてほしいのか確認したうえで対応や指示を決断する
手伝ってほしいのか、判断してほしいのかなど、解決に向けて「上司にどう関わってほしいのか」という点を確認することが欠かせません。部下・後輩は、考えがまとまっていないうえ、どうしてほしいか言葉にしにくいものです。しっかり相手の意思を確認したうえで、進めていく必要があると考えます。それがなければ、一方的で押しつけ感がある判断・アドバイスになってしまいがちです。要注意のポイントです。
- 最終的に、私にどうしてほしい？？
- 私は、何が手伝える？
これらは、あくまでも一例です。
相手が大切にしている考え方・価値観・判断基準によっても、声掛けやフォローの仕方が変わります。また、正解・不正解はありませんので、常に工夫し続けることが欠かせません。これらの工夫が、部下・メンバーのモチベーション向上・行動促進につながり、結果的に業務成果・納期・質や精度に好影響が生まれやすくなります。
参考情報
報告･連絡･相談･報連相
相談する技術
部下に報告を促す、上司としての関わり方 3 選
業務が円滑に捗る仕事の任せ方３選
まとめ
チームメンバーが、業務や作業を一人で解決できない際に、上司や先輩を交えて解決することが相談です。
どのような分類の相談かを把握し、部下の声・考えを聞き取り、どうしてほしいのか合意したうえで解決に取り組む。このような手順で関わるということです。
相談を円滑にしていくには、観察したうえで「一人で解決できそうか？」声を掛けていくことが必要かもしれません。悩んでいるとき、うまくいっていないとき、メンバーがどのような表情・行動なのか、上司・先輩としてキャッチしていきたいものです。
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