1on1を実施しているものの、「形骸化している」「何を話せばいいかわからない」という悩みをよく耳にします。一方で、あえて1on1という枠組みを作らずとも、常に本音で議論し合える風通しの良い組織が存在するのも事実です。
1on1の本質は、上司が管理を行う場ではなく、部下が「自分のために役立つ時間だった」と感じることにあります。本コラムでは、1on1の定義から、部下を主役にするための具体的な手順とポイントを解説します。
1on1の本質的な定義
理想的な組織では、日常的に「なんでも本音で言い合える」ため、わざわざ1on1を設ける必要はありません。しかし、現実には心理的な壁や業務の忙しさが障害となり、本音が埋もれてしまうことが多々あります。その「障害を取り除き、個人の成長と組織の成功を繋ぐパイプを作ること」こそが1on1の目的です。
1on1の目的・期待する成果
主役はあくまで「部下」
1on1は組織やチームの成果を向上させるための不可欠なツールですが、その成果は多岐にわたります。信頼関係の構築から始まり、業務上の障害除去、現場や顧客からのフィードバック収集、さらには将来のキャリア形成に向けた支援まで、状況に応じて柔軟に目的を使い分ける必要があります。
ここで特に注意すべきは、上司が主役になってしまう「管理のための1on1」に陥らないことです。目標の進捗確認や情報共有といった上司が求める内容ばかりが優先されると、部下にとって1on1は単なる報告の義務へと変わり、負担感だけが募ってしまいます。1on1の時間は、あくまで部下を主役とし、彼らの抱える問題を解決し、成長を促進するための「部下のための時間」であることを再認識しなければなりません。
1on1の具体的手順
日頃の感謝を伝える
効果的な1on1は、まず日頃の感謝を伝えることから始まります。日常の業務において部下がどのような努力をし、チームに貢献してきたかを具体的に観察し、それを言葉にして伝えます。「〇〇さんが粘り強く取り組んでくれたおかげで、今回の成果に繋がった」といった具体的な謝意は、対話の冒頭で心理的な安全性を生み出し、本音を引き出す土壌を作ります。
現状を詳らかに聞く
次に、現状を詳らかに聴くフェーズへと移行します。ここではオープンな質問を投げかけ、部下が自由に思考を巡らせて話せる機会を確保します。部下が話し始めたら、その内容に対してフォローアップの質問を重ね、背景にある感情や真に必要としているサポートを深掘りしていきます。一通り話を聴き終えた後は、自分が理解した内容を要約して確認し、認識のズレを解消することで、部下に「正しく理解してもらえた」という安心感を提供します。
聞いた内容についてフィードバックする
対話の締めくくりとして、客観的なフィードバックを行います。このフィードバックも、自分都合の指摘ではなく、あくまで部下の成長という目的に根ざしたものであるべきです。具体的な事実に焦点を当て、建設的なアドバイスを心がけるとともに、それが相手にどう受け止められたかを確認する双方向の対話を大切にします。最後に、次回の行動指針や期限を共有し、笑顔でポジティブに終えることで、部下が前向きな気持ちで次の一歩を踏み出せるように配慮します。
フィードバックは、目的を明確にしたうえで伝えます。改善の指摘・良い点の強調・成長のアドバイスなど、そもそも「今回の1on1の目的がどのようなものか」を踏まえたうえで、相手のために行います。自分都合のフィードバックにならないよう、注意しましょう。
フィードバックを受け取る側が具体的な行動を変えることができるように、事実を基にした行動に焦点を当てます。何がうまくいかなかったのか、あるいは何が良かったのかを具体的に示します。そのフィードバックは建設的で、相手を成長させるためのものであることを心がけます。否定的なフィードバックが必要な場面においては、それが成長の機会として捉えられるように工夫します。
1on1における関わり方
1on1において上司に求められる最も重要な役割は、聞き手に徹することです。理想的な話す割合は「上司が2割、部下が8割」と言われるように、相手の意見や感情を尊重し、オープンな対話を促進する姿勢が欠かせません。部下が本音を話せる環境は一朝一夕には構築できず、中長期的な関わりの中で醸成していく必要があります。
質問の際にも工夫が求められます。例えば「なぜ」という問いかけを多用すると、部下は自分を否定されたり詰められたりしているように感じてしまうことがあります。相手の意見を尊重し、共に解決策を探るような問いかけを意識しましょう。また、守秘義務の遵守や時間の厳守、無関心な態度を慎むといった人としての信頼関係を損ねない行動が、安心して話せる環境の土台となります。
1on1における効果検証
1on1は実施して終わりではなく、その効果を継続的に検証することが不可欠です。対話を通じて課題が解決されたか、部下のモチベーションや行動にポジティブな変化が見られたか、それらが組織の成果にどう繋がっているかを冷静に観察します。同時に、1on1のプロセス自体についても部下の反応を見ながら改善を重ねることで、より実効性の高いコミュニケーションへと進化させていくことが求められます。
参考情報
話の理解を深める
部下のやる気を引き出す言葉・タイプ別３選
まとめ
「1on1（ワン・オン・ワン）」は、ビジネスや組織において重要なコミュニケーション手段です。業務がより円滑に機能するために、目的を明確にしたうえで取り組みます。あなたの組織・あなたのチームの現状を踏まえたうえで、どのように活用すべきか再考したうえで取り組みましょう。
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