8/1のメルマガでは、「業務が円滑に捗る仕事の任せ方 タイプ別３選」をお伝えしました。
本コラムでは、要約版を記載致します。
業務が円滑に機能するには
これまでのメルマガを通じて、報連相・モチベーションの観点で、業務上の良好な関りをタイプ別にお伝えしてきました。今回の仕事の任せ方・指示の仕方に置き換えると、
- スピード感を求める方に、都度文書や計画を求めるのは、作業を放置・先送りしがちだ…
- 正確性を求める方に、目的や手順がないままの指示は、疑問・不満が生まれがちだ…
といった障害が考えられます。
業務が円滑に機能している「納期より前に・求めるレベルや品質で・全メンバーがアウトプットしている状態」を生み出すこと・維持することは、何気に難しいものです。
行動する基準・モチベーションの切り口
仕事が早い人・ゆっくりな人、ざっくりな人・緻密な人など、仕事ぶり同様に行動の基準・モチベーションの切り口は人により異なります。
これまでの繰り返しになりますが、
例えば、「君に任せた！思うように自由にやってみて！」と指示したとしましょう。
これから紹介する４人の部下の場合、どのように反応すると想像しますか？
- Ａさん：スピード感を持ち、目標や達成・成果を求める方
- Ｂさん：ざっくり感で、理想や自由・独自性を求める方
- Ｃさん：緻密に正確で、計画・準備を求める方
- Ｄさん：じっくりと、手順や共感・合意を求める方
Ａさん、Ｂさんは、その指示で行動できそうに感じますが、
Ｃさん、Ｄさんは、その指示で行動できそうには感じません。
ここでお伝えしたいことは「相手によって指示・声掛け・フィードバックを変える必要がないだろうか？」ということです。
- 納期ギリギリまで放置しがちな人が、納期を前倒してアウトプットできるように…
- 丁寧に取り組みがちな人が、過剰品質な作業を延々と取り組まないように…
相手に合わせて、仕事を任せる・指示を出す・声掛けを変えることが、業務成果に直結すると感じるわけです。
業務が円滑に捗る仕事の任せ方 タイプ別３選
仕事を進める手順や、着手する優先順、これらも人それぞれ異なります。
目の前のことから着手する人、ギリギリまで放置する人、丁寧に高い質で取り組む人、手順を確認しながら実直に取り組む人、手順も優先順位も人それぞれ異なります。
どのように仕事を任せるか、指示するかという例を、以下タイプ別にご紹介します。
Ａさんの例
スピード感を持ち、目標や達成・成果を求める方
- 目的・ゴール・譲れない点・守ってほしい手順を端的に伝え、細かなやり方は任せる
- 方向性・レベル感・進める手順などは、合意を取ってから進めるように伝える
- レビューの後やり直しが発生する可能性があり、レビュー後の修正を計画に加えるように伝える
Bさんの例
ざっくり感で、理想や自由・独自性を求める方
- 目的・全体像・重要なポイントを大まかに伝え、納期は前倒して伝える
- 進捗報告のスケジュールを、複数押さえる。計画・方向性を、指示当日・翌日に報告させる
- 5分・3分だけ着手させる。進捗何割？どこまで進んだ？と進捗度をまめに声掛けする
Cさんの例
緻密に正確で、計画・準備を求める方
- 目的・意図・背景・重要なポイントを説明してから、どのような進め方がよいか考えさせる
- 求める質・レベル感の共通認識を取る。ラフな計画で着手させ、品質レベルに目を配る
- 20～30点レベルで完成させてレビューする。場合により、本人の満足レベルを待たずに完了とする
Dさんの例
じっくりと、手順や共感・合意を求める方
- 全体像と手順を中心に指示し、一旦本人に整理させたうえで不明点や手順を確認させる
- 仕事が進まない場合、優先順位・手順を判断するので声を掛けるようにと伝える
- 結論から言うと？その根拠は？具体的な内容は？など、考えを整理させる質問を活用する
これらは、あくまでも一例です。
相手が大切にしている考え方・価値観・判断基準によっても、声掛けやフォローの仕方が変わります。また、正解・不正解はありませんので、常に工夫し続けることが欠かせません。これらの工夫が、部下・メンバーのモチベーション向上・行動促進につながり、結果的に業務成果・納期・質や精度に好影響が生まれやすくなります。
参考情報
報告･連絡･相談･報連相
部下に報告を促す、上司としての関わり方 3 選
部下の相談を機能させる関わり方３選
業務が円滑に捗る仕事の任せ方３選
まとめ
業務が円滑に機能している「納期より前に・求めるレベルや品質で・全メンバーがアウトプットしている状態」を生み出すために、どのような仕事の任せ方・指示出しをするかという点をお伝えしました。
また、どのキーワードや行動が、納期管理や品質維持に活用できそうと感じましたか？
メンバーを観察したうえで、どのような仕事の任せ方・声掛けが機能するのか、小さな実験・テストを繰り返しながら業務成果を高めてください。
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